El pasado 25 de mayo entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, conocido como el RGPD, que sustituye a la LOPD. Como centro formativo o universidad hemos debido adaptar desde nuestros contratos a nuestros procesos de admisión a la gestión de nuestros proveedores pero… ¿Afecta esta nueva ley a la web de mi universidad?
¿Cómo afecta la nueva ley de protección de datos a mi web de la universidad?
Pues sí, aunque pueda parecer que no tenemos ninguna razón si cumples una de las cuatro condiciones que describiremos ahora debes adaptar tu web a la nueva RGPD:
- Si haces captación de emails / leads para envío de newsletter significa que están gestionando información del tipo personal y por tanto debes adaptarte a la RGPD.
- Si tienes Google Analytics o recoges información y datos para en análisis posterior deberías adaptar tu web.
- Si tienes un formulario de contacto, por sencillo que sea, y estás pidiendo el teléfono o el email para poder solventar la pregunta, también debes adaptar la web a la nueva ley.
- Si tienes un blog y permites comentarios aunque no sean públicos… ¡También debes adaptar la web a la nueva ley de protección de datos!
También cabe decir que te afecta si tienes presencia física en al menos un país de la Unión Europea, o manejas datos de residentes en Europa o utilizas algún servicio de almacenamiento de datos con sede en la Unión Europea.
Como ves existen muchas acciones de marketing educativo que obligan a adaptar la web de tu universidad a la nueva ley de protección de datos.
¿Cómo implementar la RGPD en una web de un centro formativo?
- Si recoges datos a través de una landing ya sea para contacto posterior por el departamento comercial o para enviar newsletters deberás incluir un check-box de consentimiento del usuario de forma explícita, específica y verificable. Además debemos informas sobre todo lo que vamos a hacer con ese contacto más allá de la acción de la newsletter o el contacto comercial, como puede ser remarketing en redes u otras acciones.
- Los textos legales deben ser claros, comprensibles y fáciles de encontrar en el sitio web. También debes indicar que cumples y te sometes a esta nueva ley, explicando qué información recoges y quién está teniendo acceso a ella, es decir quiénes son tus proveedores de servicios online, como por ejemplo tu agencia de comunicación, mailchimp, Google… Deberás explicar la finalidad de los datos y el plazo qué vas a guardarlos.
- Para poder hacer uso de cookies de seguimiento, como puede ser Google Analytics, el consentimiento deberá ser libre, específico e informado: es decir, debemos contar en todo momento todas las acciones que se realizan. El usuario debe ser capaz de retirar el consentimiento en cualquier momento y además se debe elaborar un registro de consentimientos para que sirvan como prueba en caso de inspección. También es importante que el usuario debe renovar el consentimiento cada 12 meses desde la primera visita del usurario a la web.
- Los formularios de recogida deben tener lo que se llama como doble capa informativa, por un lado el usuario debe poder aceptar de manera explícita la razón por la que envía su información personal, por ejemplo, debe poder leer que se suscribe a tu newsletter para recibir información comercial sin hacer click en ningún enlace. Es decir: deberás explicar de forma resumida el tratamiento de sus datos, y después deberemos incluir nuestro link a la Política de Privacidad de nuestra web.
- También deberás indicar si tienes procesos de automatización que suceden sin la intervención de ningún humano
¿Qué consecuencias existen sino adapto mi web a la nueva RGPD?
Lo cierto es que en este caso las consecuencias pueden ser muy importantes ya que se incrementa la cuantía de las sanciones pudiendo llegar hasta el 4% de la facturación anual hasta un máximo de 20 millones de euros, así como responsabilidades del tipo civil, penal o laboral en caso de que existan graves infracciones en estas áreas que, en casi todos los casos, sobre pasan el ámbito de la web.
A pesar de que es un trámite que puede sonar complicado adaptar tu web es necesario y puede resultar más sencillo de lo que crees: necesitas paciencia, asesoramiento legal y seguramente algún re-styiling de tus páginas.
¡No dudes en contactarnos si necesitas ayuda en este trámite!
