No hay duda de que las ventas son el pilar fundamental de cualquier proyecto. De ahí la importancia de poder tener un control total sobre ellas. Sin embargo, este control requiere una gran cantidad de tiempo. Por eso es muy beneficioso ayudarse de un CRM para poder automatizar todos los procesos implicados en las mismas.

Aunque cada empresa y cada proyecto tienen sus necesidades particulares, lo cierto es que existen una serie de claves para que la automatización llegue a buen puerto sin ninguna clase de problemas.

Identificar los procesos actuales de ventas

Este se puede considerar un paso previo pero esencial. Aquí de lo que se trata es de que cada eslabón del proceso de venta identifique las acciones que tiene que realizar para que estas, posteriormente, se puedan automatizar.

¿Qué necesitamos del CRM?

En este punto tenemos que detenernos para saber qué es lo que le queremos pedir al CRM. Aquí hay que ser muy conciso y muy claro. De lo que se trata es de poder saber en todo momento las necesidades que tenemos. Solo así es como el CRM va a poder ayudarnos. De otra manera únicamente estaremos definiendo proceso pero sin ninguna clase de objetivo.

¿Son todos los procesos automatizables?

La pregunta puede parecer sencilla pero en algunos casos no lo es en absoluto. De ahí la importancia que tiene. Y es que podemos tener una visión algo distorsionada de algunos procesos, pensar que son automatizables cuando en realidad no lo son. Algunos ejemplos de procesos automatizables son los siguientes.

• El envío de un correo electrónico de bienvenida.
• La generación de una determinada promoción un determinado día del mes.
• La aplicación de un descuento a un grupo concreto de clientes.
• El envío de cupones descuento para llevar a cabo un proceso de fidelización.
• El envío de una oferta más atractiva en el caso de que la venta no se haya llevado a cabo.

Estos son solo algunos ejemplos aunque hay más. Es por ello por lo que hay que hacer mucho hincapié en este paso si lo que se pretende es ahorrar tiempo y dinero.

Parametrización del CRM

Una vez que se tienen claros todos los datos y se cuenta con toda la información es el momento de volcar todo ese conocimiento al propio CRM. Para ello existen dos vías igualmente válidas.

• Se puede proceder al estudio en profundidad de la herramienta para llevar a cabo esa parametrización de la que hablamos.
• Se puede recurrir a la empresa propietaria de esa herramienta para que sean ellos, a partir de nuestro conocimiento, los que implementen el proceso.

Cualquiera de las dos maneras es válida aunque una de ellas, la segunda, tiene un coste económico, mientras que la primera tiene un coste de tiempo.

Formación del equipo

Una vez que ya se tiene todo perfectamente programado es el momento de formar al equipo. Al fin y al cabo esas van a ser las personas que van a gestionar el CRM y por lo tanto tienen que tener el mayor conocimiento posible del mismo. Una formación que tiene una gran cantidad de ventajas.

• Con el paso del tiempo se van a poder eliminar tareas repetitivas y se podrán agilizar aquellas que haya que realizar de manera frecuente.
• Se podrá conocer mucho mejor al cliente. Esto es clave ya que el término “puerta fría” dejará de existir. Ahora sabremos en todo momento cómo piensa el cliente y cómo vamos a tener que comportarnos con él. Una manera de asegurarse en cierta medida la venta de nuestro producto o servicio.
• Revisando el CRM de manera periódica se podrán obtener conclusiones muy valiosas si lo que se pretende es tener más éxito en las sucesivas ventas.
• Un CRM se caracteriza por ser capaz, entre otras cosas, de brindarnos una gran cantidad de información. Una información que merece la pena ponerla en común con los miembros del equipo de cada cierto tiempo con la intención de que todos vayan en la misma dirección.

Una herramienta el CRM realmente extraordinaria y que se le puede sacar un partido enorme, eso sí, si se le dedica el tiempo y el esfuerzo que requiere.